Projektkoordinering och del i helheten

Projektkoordinering
Koordinera projektet rätt, så blir resultatet lätt som en plätt

När det gäller projekt och koordinering av dessa, gäller det att kunna se till en helhet och samtidigt kunna ha förståelse för detaljerna och att alla detaljer hänger samman för att nå helheten.

Sedan några år tillbaks har jag ägnat mig åt att bistå underhållare med förmedling av uppdrag från företag som önskar professionell underhållning i samband med företagsevent i Stockholm, jubileum och andra arrangemang (företagsinterna som öppna för allmänheten), vilket gör att det är viktigt att förstå helheten för själva arrangemanget, samtidigt som det gäller att finna en bra lösning för själva underhållningen som är tänkt att anordnas hos företaget.

Förslag och offerter som påverkar företagsekonomin

Varje presenterat förslag och förmedlat gig kan ses som ett projekt i sig! Det gäller att kunna presentera ett så bra förslag som möjligt som både företag och underhållare tycker är rimligt och bra. Rimligt på så sätt att företaget ser underhållningen som hög och professionell och väl värd det överenskomna beloppet. Bra på så sätt att underhållaren kan få ett skäligt belopp när dennes kostnader för resa och boende är avdragna, förmedlingsprovision betald och efter att skatter och sociala avgifter är betalda. För vissa underhållare har de förmedlade uppdragen från mig ökat underhållarens årliga bruttoomsättning med femsiffriga belopp och även varit en hög del även procentuellt.

Showbiz och underhållarens roll

Under den tid som jag ägnat mig åt att bistå underhållare med förmedling av uppdrag inom underhållningsbranschen, så kan det ses som två grupper av underhållare som kan ”kategoriseras” som underhållare och professionella underhållare. En underhållare har sig i centrum och att denna fokus är allt som betyder i universum. En professionell underhållare har förståelse för ordet showbiz (och att underhållning handlar om både själva underhållningen och affärerna med kunden/uppdragsgivaren och att även ha kunden i fokus). En professionell underhållare har förståelse för helheten som är showbiz och för delen som är själva underhållningen på plats vid kundens arrangemang.

Med professionella underhållare har i praktiken alla förmedlade uppdrag bidragit till 100 % nöjdhet hos kunden och med goda referenser från kund. Kunder som kan ses som välkända företag och organisationer och kunder som kan ses som mindre företag som inte gemene person känner till om en inte haft kontakt med just det företaget eller behov av någon tjänst eller produkt inom den branschen.
Det finns förvisso företag som inte kunnat ha en framförhållning för sina event och arrangemang och som skulle haft behov av eventplanering. Men där det brustit från min och underhållarens sida i de fall där det inte varit 100 % nöjdhet hos kunden, så har det brustit i dialog och kommunikation med kunden och att det varit ibland olika definitioner avseende specifika ting i bokningsbekräftelsen.
Vissa av de underhållare som inte kunnat visa på en professionalitet avseende dialog och kommunikation med kund har fått möjligheten att fortsätta sin verksamhet i egen regi utan min medverkan, medan vissa underhållare har jag fortsatt samverka med då det ibland finns externa situationer som ändock ligger utanför vår kontroll (något som ibland benämns för force majeure).

Underhållning delprojekt i eventplanering

Att boka underhållning kan ses som ett delprojekt för ett företag eller en organisation och det gäller i mångt och mycket att företaget planerar in underhållningen i ett tidigt skede i sin eventplanering, i de fall de väljer att tillsätta personella resurser internt för detta. För även om underhållningen i sig är en del av helheten för företagets event och arrangemang, så är det viktigt att känna till att för bokad underhållare ska kunna få chans att anpassa sin underhållning till just det företaget, så är det viktigt att denne bereds tid för att kunna läsa på om företaget och dess professionella medarbetare.

För eventplanering och bokning av underhållning kan ses som projekt som kräver koordinering. För det gäller att kunna se till en helhet och samtidigt kunna ha förståelse för detaljerna och att alla detaljer hänger samman för att nå helheten.